4 sprawdzone sposoby na zarządzanie projektem

Od wielkiej wizji i decyzji o rozpoczęciu projektu do wykonania go w całości nierzadko dzielą nas lata świetlne. Bez dobrze dobranego planu nasz projekt może nawet nie ujrzeć światła dziennego lub jego realizacja będzie ciągnęła się w nieskończoność. Przyczyną tego nieszczęśliwego ciągu wydarzeń może być niestarannie wypełniony brief czy „kulejąca” komunikacja na linii pomiędzy klientem a zespołem projektowym. Takie sytuacje rodzą niepotrzebny stres i frustrację.
Co zrobić, aby usprawnić ten proces? Jak zminimalizować liczbę i wysokość przeszkód, jakie napotkamy na swojej projektowej drodze? Na szczęście wiele osób przed nami było w tym miejscu i nie musimy na nowo wyważać drzwi. Na szczęście są już uchylone.

Co możesz zyskać, wdrażając jedną z usystematyzowanych metod zarządzania projektami?

Przede wszystkim święty spokój! A mówiąc już tak całkiem poważnie, to poprzez uporządkowanie pracy jesteście w stanie wydajniej, elastyczniej i oszczędniej poruszać się po projekcie. To ciągnie za sobą kolejne przyjemne konsekwencje, takie jak usprawniona komunikacja i zwiększenie zadowolenia w zespole projektowym, a to już rzut beretem do głównego celu, jaki wam przyświeca — klienta zadowolonego z efektów waszej pracy.

Którą metodę zarządzania projektami wybrać?

Do wyboru mamy szereg różnych sposobów, na szczęście dla usystematyzowania zostały one podzielone na metody zwinne i klasyczne.
Najważniejszą zasadą w modelu klasycznym jest to, że rozpoczęcie każdej kolejnej fazy nie może nastąpić przed zakończeniem poprzedniej.
Tutaj diabeł tkwi w szczegółach, a cały projekt musi być skrupulatnie zaplanowany od a do z.

Metody zwinne są zdecydowanie bardziej dynamiczne i otwarte na zmiany. Skupiają się na dostarczaniu produktu, poruszając się do celu małymi krokami. Tu nie określamy z góry żelaznych granic, zasad i planu działania, a kształt projektu jest bardziej plastyczny.

Poznaj 5 metod na zarządzanie projektem i zastanów się, czy w Twoich zespole bardziej sprawdziłaby się któraś z metod zwinnych, czy może lepiej pracowałoby się Wam w modelu klasycznym.

# Scrum (metoda zwinna)

Ten styl stawia pracę zespołową i elastyczność ponad rygorystyczny plan projektu. Członkowie zespołu są świadomi, że niemożliwym jest przewidzieć całą gamę wzlotów i upadków podczas wzrastania całego projektu. W tym przypadku klient przychodzi do nas z pomysłem. Naszą rolą jest doradztwo oraz rozważne rozbijanie działań na czynniki pierwsze i zajmowanie się każdym z nich, jeden po drugim. Ważnym elementem tej projektowej układanki będzie stały przepływ informacji zwrotnej między członkami zespołu w formie codziennych, 15-minutowych spotkań. Jest to czas na dyskusję, w jaki sposób realizowany jest projekt.

Scrum niejako zmusza do wyznaczania krótkoterminowych celów, trzyma pracę w ryzach, dzięki czemu zespół prosperuje niczym dobrze naoliwiona machina.

Ta metoda doskonale sprawdza się w przypadku projektów kreatywnych, gdzie lepiej nie wdrażać zbyt rygorystycznych, bezlitosnych ram i zasad.
Po zakończeniu pracy efekty przekazane są w ręce klienta i na podstawie jego zaleceń i wątpliwości projekt jest jeszcze ostatecznie poprawiany i szlifowany przez zespół.

# Kanban (metoda zwinna)

Technika zarządzania prosto z kraju kwitnącej wiśni. W tym przypadku sposobem na sprawną pracę jest wizualne rozbicie projektu na zadania i sprawdzanie ich statusu na tablicy podzielonej zwykle na trzy segmenty: „Do zrobienia”, „W toku” i „Zrobione”. Oczywiście sposób organizacji i nazywania poszczególnych etapów zależy wyłącznie od Ciebie. Umieszczaj zadania w odpowiednich obszarach i przenoś je z jednego segmentu do drugiego.

Dzięki tej technice jesteśmy w stanie spojrzeć na projekt z lotu ptaka i ekspresowo zdiagnozować obszary o niskiej wydajności.

Zbyt wiele zadań w trybie postępu jest wyraźnym znakiem, że prace nad projektem zajmują więcej czasu, niż początkowo planowano.

# Waterfall, czyli model kaskadowy (metoda klasyczna)

Jest to jedna z najstarszych metod zarządzania projektami. Ten sposób pracy opiera się na kilku żelaznych zasadach. Z Waterfall musimy znać cel, budżet i mieć ściśle określony termin. Projekt dzieli się na etapy, które tworzą zespół naczyń połączonych, a każde zależy od ukończenia poprzedniego. Model kaskadowy to więc dokładne planowanie i sztywne ramy, w których obrębie musimy się poruszać. Kluczem do sukcesu jest tutaj bardzo dokładne zaplanowanie poszczególnych etapów pracy oraz bezwzględne trzymanie się terminów. Wszelkie odstępstwa czy improwizacje nie są tu mile widziane.
Ten sposób pracy wydaje się klarowny i prostolinijny, jednak może zamienić się w jeden wielki chaos, gdy okoliczności ulegną zmianie.

# Lean (metoda zwinna)

Filozofia Lean inaczej nazywana szczupłym zarządzaniem projektem, której kluczem jest koncentracja na potrzebach klienta. To on określa prawdziwą wartość w procesie tworzenia projektu. Drugim ważnym założeniem tej metody jest maksymalne usprawnienie i ułatwienie sobie pracy. To tu diagnozuje się 3 typy strat podczas wzrastania projektu. Są to Muda, czyli czynności, które nie przynoszą wartości klientowi, Mura oznaczająca nieregularność procesu pracy, oraz Muri, czyli nadużywanie możliwości zespołu. Dzięki temu zwracamy uwagę na słabe punkty procesu, które niepotrzebnie pochłaniają czas i zasoby przeznaczone na projekt.

Jakie aplikacje mogą usprawnić zarządzanie Twoimi projektami?

Tych drzwi również nie musimy wyważać! Koniecznie zapoznaj się z nieocenionymi aplikacjami takimi jak Trello, czy Notion. Za ich pomocą doskonale zobrazujesz np. etapy projektu w filozofii Kanban, czy zobaczysz z lotu ptaka, jak w czasie rozkładają się prace projektowe.

Podsumowanie

Niestety w tym zestawieniu nie wyłonimy zwycięscy. Nie ogłosimy również cudownego przepisu na zarządzanie projektem poprzez zmiksowanie wszystkich przedstawionych wyżej sposobów i stworzenie jednej, wielkiej, perfekcyjnej hybrydy. Każda z metod wskazuje zupełnie inną drogę, a nawet filozofię do osiągnięcia celu i nie sprawdzi się w każdej dziedzinie, warunkach i zespole.

Cała „zabawa” polega na doborze odpowiedniej metodyki tak, aby zespół mógł komfortowo i wydajnie wykonywać swoje zadania, a klient był usatysfakcjonowany efektem końcowym naszych prac.