Podobno klienci i zespoły projektowe pochodzą z dwóch odległych sobie planet, a może i gwiazdozbiorów. W związku z tym porozumiewają się w obcych dla siebie językach. A jednak to właśnie te 2 grupy muszą się doskonale skomunikować, aby stworzyć dobry projekt.

Jeżeli zgadzacie się z tym pokrętnym, ale wciąż trafnym porównaniem, to jedziemy na tym samym wózku, a raczej lecimy w tym samym statku kosmicznym.
Jak wybudować most porozumienia na linii klient — zespół projektowy? Jak zakopać ten międzyplanetarny topór wojenny, a raczej jak działać, aby nigdy nikt za ten topór nie sięgał??

Antidotum, dzięki któremu można uniknąć serii zgrzytów, tarć i iskier podczas waszej współpracy, jest dobry brief.

Czym tak naprawdę jest BRIEF?

Jest to taki zestaw drogowskazów, który w bezbolesny sposób może doprowadzić Was do wspólnej wizji projektu, o którym marzy klient.
Co zrobić, aby briefing był wartościowym, solidnym fundamentem, który doprowadzi was do celu ? Wbrew pozorom nie jest to najłatwiejsza ze sztuk.

Dlaczego proces briefingu jest nieskuteczny?

Australijskie badania, będące częścią projektu BetterBriefs, przeprowadzone przez Matta Daviesa i Pietera-Paula von Weilera oraz grupę Flood + Partners ujawniają dużą rozbieżność między postrzeganiem skuteczności procesu briefingu przez klienta i zespół projektowy.

W momencie rozpoczęcia prac nad projektem swoistą inauguracją jego preludium jest praca własna klienta przy briefie. Musi on zmierzyć się z zestawem pytań, których zadaniem jest uzyskanie esencji założeń i oczekiwań, jakie gromadzą się wokół projektu.

Nieścisłości pojawiają się w różnicy postrzegania efektywności pracy przy briefie. Osoby odpowiedzialne za wypełnienie dokumentu zazwyczaj są bardzo zadowolona z efektów swoich działań.

W badaniach aż 80% z nich dobrze oceniło swoją pracę. Niestety nastroje po stronie projektowej często zdają się być na przeciwległym biegunie. Jedynie 10% respondentów należących do zespołów kreatywnych potwierdza tę wersję wydarzeń.

I tu rozpoczyna się kolejny problem, bo informacja zwrotna na temat nieścisłości wykrytych po stronie projektowej często nie ląduje u właściwego odbiorcy, czyli u klienta. Obie strony mają tendencję do zachowywania pozornie bezpiecznego statusu quo. Przez to nie ma szans na uwspólnienie celów, a kula śnieżna nieporozumień nabiera coraz większych gabarytów.
Co zrobić, aby umiejętnie wyratować się z tej na pozór beznadziejnej sytuacji?

Jak stworzyć dobry projekt?

Nie lekceważ briefu. Jest podstawą i jednym z najważniejszych dokumentów w naszej pracy, a wydaje się być tym najbardziej niedocenianym i niekochanym.
Nie śpieszcie się! Wszyscy powinniśmy dać sobie więcej czasu na opracowanie briefu. Pośpiech w opracowywaniu dokumentu prawie zawsze kończy się fiaskiem. To oznacza tylko jedno. Twórcy będą musieli poświęcić dodatkowy czas na dopracowywanie lub nawet samodzielne łamanie strategii, zamiast skupiać się na jej urzeczywistnianiu.

Pamiętaj! Słaby brief oznacza brak porozumienia.

Co jest konsekwencją niedostatecznej komunikacji między stronami? Dochodzi wówczas do obrania złego kierunku prac, a w konsekwencji marnowania aż jednej trzeciej budżetu przeznaczonego na projekt.

Jak powinna wyglądać komunikacja między zespołem projektowym a klientem?

Stara, poczciwa rozmowa jest kluczem do sukcesu. Prowadźcie dyskusje przed briefem, w trakcie procesu informacyjnego i po nim. Uchwyćcie prawdziwy cel, naturę i ambicje oraz skalę projektu. Nie można wykonać dobrej pracy bez porządnego briefu opartego na dowodach, z realistycznymi założeniami i rozsądnym budżetem. To wszystko jesteście w stanie uzyskać dzięki dialogowi.

Ciekawość to pierwszy stopień do… stworzenia idealnego briefu. Bądźcie wytrwali w zadawanie trudnych pytań i empatyczni w trakcie otrzymywania na nie odpowiedzi.

Konkretne postawienie celów w środowisku rozmowy ma szansę pięknie ewoluować „za porozumieniem stron”. Dzięki temu wasza strategia staje się coraz lepsza, a przyszły projekt silniejszy i odporny na nieporozumienia.
Jeżeli jednak dokument nie spełnia waszych oczekiwań, nie bójcie się go kwestionować. Pamiętaj, waszym celem jest dotrzeć do sedna problemu i wyzwania, na które musicie odpowiedzieć. Za każdym niewłaściwym lub niewłaściwie wypełnionym briefem stoi osoba w potrzebie, która desperacko przemierza kolejne linijki dokumentu w poszukiwaniu przydatnych informacji.

Przestańmy marnować czas, pieniądze i energię na marne briefy!
Znamy skalę problemu, mamy również możliwość usprawnienia procesu briefingu i odzyskania jednej trzeciej budżetu marketingowego.

Nic tylko briefować!