Jako agencja opracowaliśmy nowoczesny system współpracy z klientem. Wykorzystujemy w nim aplikację Trello, dzięki której możesz obserwować i śledzić postępy każdego z etapów prac (na przykład proces przygotowywania facebookowego postu), komentować, dawać sugestie i prosić o poprawki. Zwieńczeniem całego procesu jest akceptacja efektu końcowego. Takie rozwiązanie pozwoli Ci mieć większą kontrolę i wpływ na rezultaty już na etapie przygotowań.

Chciałabym przeprowadzić Cię krok po kroku przez Trello, pokazać, jak w łatwy sposób uczestniczyć w procesie twórczym. Nie martw się, jest to bardzo proste narzędzie, a jeśli opanujesz kilka “bazowych ruchów”, poruszanie się po Tablicy Twojej firmy na Trello nie będzie stanowiło żadnego problemu.

Tablica i kolumny na Trello

Na początku współpracy w zakresie social media tworzymy Tablicę dedykowaną wyłącznie Twojej firmie. Przesyłamy Ci na maila zaproszenie do jej współtworzenia. Tablica podzielona jest na kolumny takie jak:

Pomysły - tam lądują wszystkie inspiracje, załączniki do wykorzystania w przyszłości.

Copywriting - na tym etapie osoba odpowiedzialna w naszej agencji za komunikację w mediach społecznościowych Twojej firmy przygotowuje treść postu.

Grafika - w tej kolumnie do karty z treścią dołączamy przygotowaną grafikę

Gotowe do akceptacji - tutaj przenosimy post, który jest już kompletny - czeka wtedy na Twoją akceptację.

Zaakceptowane przez klienta - przenosisz w to miejsce post, który zostanie zaplanowany przez nas do publikacji na fanpage’u.

Do poprawy - jeśli chcesz, byśmy poprawili treść lub grafikę, umieszczasz kartę właśnie w tej kolumnie. Po wdrożeniu poprawek przenosimy go z powrotem do kolumny Gotowe do akceptacji.

Karty na Trello i ich konstrukcja

Jeśli rozpoczynamy współpracę z początkiem miesiąca, tworzymy tyle kart (klikalnych kafelków), ile postów ma zostać przygotowanych, na przykład 10 / miesiąc. Dodajemy również orientacyjne daty planowanej publikacji - staramy się równomiernie rozplanować wszystkie posty na przestrzeni miesiąca, ponieważ bierzemy pod uwagę zasady działania algorytmu Facebooka, czyli Edge Rank’u.

Każda karta posiada między innymi tytuł (nie będzie widoczny na fanpage’u, służy do utrzymania porządku na Trello), pole na tekst (treść postu), pole do komentowania w obrębie aplikacji, sekcję z załącznikami i planowany termin publikacji.

Przenoszenie karty na Trello, oznaczanie i komentowanie

Nasz system zakłada przygotowanie postów najpóźniej w tygodniu poprzedzającym planowaną publikację. W ten sposób masz czas, by na spokojnie zapoznać się z treścią, ocenić grafikę i ewentualnie zasugerować zmiany. Po naszej stronie jest przejście przez kolumnę Copywriting i Grafika, by finalnie umieścić kartę w kolumnie Gotowe do akceptacji.

Gdy gotowy post znajdzie się w kolumnie Gotowe do akceptacji, wkraczasz Ty. Wcześniej “przypinamy” Twoje konto w Trello do karty (dostaniesz wtedy powiadomienie na maila). Po zapoznaniu się z zawartością karty możesz albo przenieść kartę do kolumny Zaakceptowane przez klienta, albo przenieść ją do kolumny Do poprawy i napisać komentarz.

Aby przenieść kartę na Trello, wystarczy ją kliknąć i bez puszczania myszy przeciągnąć do odpowiedniej kolumny.

Jeśli chcesz cokolwiek skomentować, powinieneś oznaczyć osobę, która przygotowała post, a następnie napisać komentarz. Dzięki temu osoba ta dostanie powiadomienie. Oznaczenie możesz zrobić wpisując @ i imię (wyskoczy wtedy lista sugerowanych osób).

Gdy umieścisz post w kolumnie Zaakceptowane przez Klienta, piłeczka jest po naszej stronie. Planujemy wtedy publikację na fanpage’u zgodnie z terminem karty na Trello.

Wypisz-Wymalujowe Trello w pigułce

1. Gdy zaczynamy działania w zakresie social mediów, zapraszamy Cię do indywidualnej Tablicy Twojej firmy.
2. Tablica podzielona jest na kolumny, które określają etap pracy.
3. Dla każdego postu tworzymy Kartę.
4. Karta posiada tytuł, datę planowanej publikacji, pole na tekst (treść postu), załączniki i pole do komentowania.
5. Najbardziej interesuje Cię kolumna Gotowe do akceptacji - przenosisz z niej kartę do Zaakceptowanych przez klienta lub Do poprawy i komentujesz.
6. Komentarz zawsze należy zacząć od oznaczenia osoby, która zajmuję się w naszej agencji komunikacją Twojej firmy.
7. Oznaczenie robi się poprzez @ i imię danej osoby (pokaże się sugerowana lista osób do wyboru).
8. Post, który trafi do kolumny Zaakceptowane przez klienta jest przez nas planowany do publikacji na fanpage’u firmy.

Z aplikacji Trello można korzystać zarówno na komputerze, jak i telefonie. Obie wersje są bardzo intuicyjne, dzięki czemu nauka korzystania ze wszystkich jej funkcji nie zajmie Ci dużo czasu. Mam nadzieję, że poradnik ten pozwoli Ci uporządkować wiedzę na temat modelu współpracy w zakresie social mediów w naszej agencji!